Na hora de realizar eventos como feiras, convenções, seminários e ações promocionais ou montar stands de vendas, muitas vezes as empresas se deparam com um dilema: comprar ou alugar equipamentos eletrônicos? Para tomar a decisão mais adequada, sua empresa deve considerar as vantagens e desvantagens de cada modalidade.
Dentre os principais equipamentos utilizados em eventos e stands estão: computador, notebook, tablet, smartphone, projetor de vídeo, câmera fotográfica e impressora. Continue a leitura deste artigo e confira os prós e os contras de comprar ou alugar equipamentos eletrônicos!
VANTAGENS DE ALUGAR EQUIPAMENTOS ELETRÔNICOS
Existem várias vantagens de se alugar equipamentos eletrônicos, dentre elas podemos citar:
- agilidade na contratação do fornecedor;
- atualização tecnológica constante dos equipamentos;
- possibilidade de contar com a quantidade adequada de equipamentos;
- padronização dos equipamentos;
- acesso a equipamentos de alta performance e produtividade;
- substituição imediata e assistência técnica permanente;
- orientação de uso e operação realizada por especialistas;
- garantia de operações ininterruptas;
- eliminação dos custos de aquisição, manutenção, armazenagem, transporte e reposição de equipamentos, preservando o capital de giro;
- redução da carga tributária no regime do “lucro real”, pois a locação é considerada despesa e não investimento, sendo permitido seu total abatimento na base de cálculo do imposto de renda;
- configuração dos equipamentos de acordo com a necessidade específica;
- soluções tecnológicas e custos adequados sob medida às necessidades da empresa, podendo ser ajustados e flexibilizados a qualquer momento.
Na hora da escolha é muito importante avaliar cuidadosamente a reputação das empresas de locação. Procure sempre pesquisar sobre os profissionais cotados para evitar imprevistos. Muitos negócios deste tipo funcionam como renda extra, sem registros formalizados. Invista em serviços focados apenas em aluguel de equipamentos e conhecidos no mercado especializado.
Não priorize apenas o menor preço, também é preciso buscar por comentários de clientes anteriores e avaliações por meio de sites e redes sociais. Se possível, agende uma visita a um endereço físico da empresa para conhecer de perto os produtos oferecidos.
CONTRATO DE LOCAÇÃO
Ao fechar negócio exija o contrato de locação. O documento garante a organização do processo de forma eficiente e diminui consideravelmente as chances de problemas. Caso aconteça alguma divergência entre o serviço prestado e o acordo firmado, as cláusulas poderão ser usadas a seu favor. Os principais itens do contrato devem ser:
- valor e quantidade dos materiais alugados;
- código dos equipamentos;
- período de locação;
- local e data de entrega;
- políticas gerais da empresa;
- multas e termos de rescisão;
- formas de pagamento;
- manutenção e assistência técnica;
- possibilidade de seguro do equipamento.
Uma das maiores vantagens do aluguel é a possibilidade de escolher sempre os melhores equipamentos. Assim, sua empresa poderá competir diretamente com os concorrentes em questões tecnológicas.
CUSTO-BENEFÍCIO PARA COMPRAR OU ALUGAR EQUIPAMENTOS
A locação de equipamentos traz uma série de gastos fixos mensais. Com isso, torna-se mais fácil controlar o orçamento destinado aos eletrônicos. Atuando desta forma, não é necessário disponibilizar grandes quantias de uma vez só para garantir as entradas de compra, e o material se renova de acordo com as necessidades de cada trabalho.
Com contratos longos, acima de dois anos, por exemplo, os aparelhos podem se tornar obsoletos para determinados tipos de negócios. Nesta situação de aluguel, sua empresa estará livre de novos custos em busca de modernização. Ao final do acordo, o equipamento será devolvido ao proprietário e um novo negócio de locação garante os eletrônicos necessários com sistemas atuais de funcionamento.
Por outro lado, a compra do material torna-se uma solução mais barata a longo prazo, já que as prestações mensais do aluguel não resultam na posse do produto após meses de pagamentos. Analise bem o tempo de contrato com cada empresa. Caso o equipamento alugado se torne desatualizado diante de alguma demanda, você terá que cumprir o prazo completo e pagar por serviços desnecessários.
VANTAGENS DA COMPRA DE EQUIPAMENTOS
A compra de equipamentos eletrônicos tem algumas vantagens que especificaremos a seguir:
- maior gama de marcas e capacidades técnicas dos equipamentos para escolha;
- utilização do equipamento de acordo com suas próprias regras;
- maior número de fornecedores.
Na compra, você pode utilizar o equipamento como desejar, sem se preocupar com contratos e horários. Ao encontrar materiais condizentes com as principais necessidades de trabalho, você pode apostar em investimentos altos que garantem grandes retornos futuros de mercado.
A manutenção dos equipamentos ficará por conta de sua empresa. Essa agilidade com os ajustes do aparelho facilita o cumprimento das metas de trabalho. O conhecimento da agenda interna possibilita que tudo seja organizado com antecedência, sem depender de terceiros. Com esse serviço a cargo das locadoras, atrasos na devolução podem comprometer toda a estrutura do seu evento.
DESVANTAGENS DA COMPRA
As principais desvantagens da compra de equipamentos eletrônicos são:
- imobilização de capital na compra dos equipamentos;
- o ciclo de compra é muito mais demorado do que o de locação;
- ficar atrelado a equipamentos obsoletos, caso não tenha disponibilidade financeira para substituí-los imediatamente, o que acarreta perda de competitividade e produtividade, além de impossibilidade de venda;
- riscos de comprar equipamentos incompatíveis entre si ou inadequados para a sua necessidade;
- ter que gerenciar a manutenção dos equipamentos, adquirir e controlar peças de reposição e arcar com as ociosidades decorrentes;
- não dispor de equipamentos suficientes para realizar eventos.
Antes de tudo, avalie bem se o capital investido é mesmo o que seu negócio precisa. Pesquise bem o equipamento necessário para o trabalho, pois escolher o material errado fará com que você fique preso a recursos obsoletos, caso não tenha investimentos necessários para comprar novos itens em pouco tempo.
É importante lembrar também que ter eletrônicos próprios resulta em preocupações com limpeza e espaços disponíveis para guardar e conservar as peças.
Quando for decidir entre comprar ou alugar equipamentos eletrônicos, coloque na ponta do lápis todas as despesas que serão geradas em cada situação. Considere, ainda, os custos com a estrutura interna e externa que deverá ser mobilizada para garantir a disponibilidade e bom funcionamento dos equipamentos comprados ou locados nos seus locais de uso. Assim, você poderá fazer comparativos para saber qual modalidade gera a melhor relação custo-benefício.
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