Uma equipe grande, clientes exigentes e dezenas de fornecedores. A produção de um evento pode ser uma atividade bastante estressante. E desesperar-se na véspera é um dos erros mais comuns — e graves — que você pode cometer.
Para evitar que seu evento se perca, e que você perca a razão na hora H, a melhor opção é fazer um bom planejamento e segui-lo com rigor. Um bom caminho para isso é fazer um cheklist do pré-evento, ou seja, listar tudo o que precisa ser feito.
Sabe aquela sensação deliciosa de marcar uma tarefa como feita? Quando o dia fatídico estiver chegando, este hábito pode ser, mais do que terapêutico, a garantia de que tudo vá ocorrer bem. Para te dar uma força, preparamos alguns itens fundamentais que precisam estar no seu checklist do pré-evento. Siga com a gente, e já pode ir marcando o que estiver resolvido!
Checklist do pré-evento: a hora está chegando
Calma! O evento está chegando mas você já resolveu quase tudo: data, local, divulgação. As atrações foram definidas, os convidados confirmaram presença e o espaço de realização é perfeito. E agora, o que falta? O que ainda precisa ser feito? Vamos te ajudar a não esquecer nenhum detalhe:
Limpeza do espaço
Além da faxina geral no espaço, certifique-se que os banheiros estão limpos e abastecidos com papel e sabonete. Se o evento for contar com cozinha ou bar, também é necessário o máximo de esmero: tudo tem que estar limpo. Camarins, nem se fala — capricho!
A limpeza pesada do espaço é a primeira coisa que deve ser feita no dia do evento. Pouco antes de receber o público, porém, é bom conferir se está tudo em ordem.
Recepção dos fornecedores
Defina bem e cheque o horário que cada fornecedor vai chegar ao espaço: bar, buffet, seguranças, equipe técnica — é você quem irá recepcioná-los? Se não, certifique-se que o responsável está ciente da programação e apto a fornecer todas as orientações necessárias.
É muito comum que os profissionais que vão trabalhar em eventos desperdicem muito tempo — que é precioso, tanto para eles quanto para você — aguardando orientações. Um cronograma cuidadoso pode evitar que isso ocorra.
Passagem técnica
É fundamental checar todos os equipamentos utilizados: som, luz e vídeo. Seu evento utilizará computadores? Projetores? Todos os cabos estão funcionando?
Certifique-se que a equipe técnica teste tudo com antecedência para que, em caso de qualquer eventualidade, você tenha tempo para providenciar as soluções necessárias.
Traslado dos participantes
Faça um cronograma de chegadas e partidas com os participantes do evento: chegada no aeroporto, saída do hotel, almoço, jantar…tenha todos os horários alinhados com eles e também com os motoristas.
Pega muito mal deixar seu convidado esperando. É bom que a van ou o carro que vai buscá-lo sempre chegue um pouco mais cedo do que o combinado.
Orientação geral da equipe
O segredo de um evento de sucesso é uma equipe coesa e o envolvimento de todos. Certifique-se de separar um tempo para uma reunião geral, com todos os profissionais envolvidos na equipe.
Além de alinhar todos os detalhes e resolver qualquer dúvida, este tempo é importante para que todos compreendam que são parte de um mesmo time. Quando existe a colaboração mútua, os resultados são surpreendentes.
Nem sempre o cronograma permite que você converse individualmente com cada pessoa de sua equipe. Na hora do evento, você também não vai conseguir estar em mais de um lugar ao mesmo tempo.
Hoje em dia, porém, a tecnologia é uma grande aliada para manter todos em contato e informados sobre os cronogramas do seu evento. Diversos aplicativos ajudam muito a seguir o planejamento e, claro, uma equipe bem equipada é fundamental.
E depois que o evento acaba? Além de um checklist do pré-evento, existe um da pós-produção? Isso fica para um próximo post! Acompanhe nosso blog para se manter atualizado, e assine nossa newsletter para receber todas as dicas para um evento perfeito em seu e-mail!
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