Ao investir seus recursos de marketing em um evento corporativo de sucesso, as empresas buscam a melhor atmosfera para expor seus produtos, realizar networking e enfatizar atributos de suas marcas, como inovação, tradição, qualidade, entre outros.
Por esse motivo, o produtor de eventos tem uma grande responsabilidade: garantir que nenhum detalhe seja um obstáculo para o sucesso do objetivo traçado por seu cliente. Dessa forma, para realizar um evento com sucesso garantido e cliente satisfeito, o organizador ou produtor deve levar em consideração, entre outros elementos, três fatores comuns aos melhores eventos corporativos.
Quer conhecê-los e aprimorar cada evento corporativo organizado por você? Então, continue a leitura!
Planejamento minucioso
O planejamento de uma feira, apresentação ou qualquer outro tipo de evento deve ser extremamente minucioso. Afinal, além de entender as necessidades do cliente e traduzi-las nas estratégias de atração e relacionamento que farão parte do estande de negócios, por exemplo, outros detalhes bastante específicos do manual do expositor devem ser considerados.
Entre eles, os mais importantes são os prazos para aprovação do projeto, as taxas obrigatórias, o agendamento de vistoria e os horários de montagem. Para realizar tudo isso com eficiência e sem obstáculos, é fundamental organizar uma planilha completa, contendo todos os prazos e detalhes.
O material básico do produtor de eventos também deve trazer cronogramas com a programação de cada dia de montagem e do evento em si. Não deixe de ter com você, também, uma agenda com os contatos de todos os fornecedores e registros dos controles que forem necessários para seu evento.
Para facilitar esse processo, há ótimos aplicativos que auxiliam na organização de eventos de sucesso e no controle de prazos, deixando todos os detalhes na palma da mão do produtor que sabe utilizar a tecnologia a seu favor.
Prestadores de serviços parceiros e comprometidos
A respeito do período do evento em si, um acontecimento de sucesso é aquele em que o produtor pode contar com parceiros que entregarão qualidade e suporte adequados.
Um recurso muito utilizado hoje é a locação de tablets e smartphones para que os clientes possam navegar por vídeos, websites, aplicativos e outros materiais de divulgação disponibilizados pelo cliente. Um serviço como esse exige a parceria de um fornecedor que possua assistência de prontidão, internet de qualidade, praticidade e equipamentos em ótimas condições.
Divulgação para o público certo
O cenário pode ter sido montado de forma impecável, mas se a divulgação não acontecer de forma planejada e eficiente, o sucesso do evento será prejudicado. Essa etapa deve ser pensada junto ao cliente, que deve fornecer, por exemplo, o mailing para envio de convites personalizados para seus principais contatos comerciais.
Também é importante considerar que, além dos promotores, deve-se enfatizar ao cliente a necessidade da presença de sua equipe no local. Afinal, a participação de importantes players do segmento em eventos B2B, por exemplo, pode abrir portas para o fechamento de negócios ou a formação de parcerias.
Seguindo essas três premissas essenciais, você garantirá o sucesso do evento corporativo e, com isso, ajudará o cliente a utilizar as devidas métricas para aferir os resultados das ações executadas. Dessa forma, você estabelecerá uma relação de confiança com o cliente, fazendo-o compreender o quanto um evento corporativo bem organizado pode fazer a diferença para a empresa.
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