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A utilização de dispositivos móveis no mundo corporativo já é uma prática utilizada por muitas organizações, nos mais diversos setores. E a maior tendência está sendo realizar o aluguel de celular e tablet por meio de empresas especializadas nesse serviço, já que isso otimiza ainda mais os processos e promove a economia nas empresas por diversos motivos.
Existem até algumas referências de que os notebooks serão trocados pelos tablets — dependendo do tipo de serviço que o funcionário realiza, claro. Mas qual a razão?
Os smartphones e tablets são ferramentas que se apresentam cada vez mais ágeis, com ótimos espaços de armazenamento e, portanto, perfeitas para realizar o trabalho em total conforto e em qualquer lugar. E claro, devido ao seu peso e tamanho, permite uma maior mobilidade ao usuário.
O objetivo deste artigo é mostrar a você o que é, como funciona e quais são as maiores vantagens ao realizar a locação de celular e tablet. Acompanhe o texto e inspire-se! Que tal provocar uma inovação em sua empresa?
Afinal, o que é a locação de aparelhos corporativos?
Se pensarmos em leasing, não é algo novo no mercado. Há muitos anos já temos o conceito de aluguel de infraestrutura de TI, de imóveis, automóveis e equipamentos de alto custo.
Nos anos 80, a IBM alugava seus computadores de grande porte para as grandes empresas — como bancos ou montadoras de veículos —, devido à inviabilidade de compra e o risco de o equipamento não poder mais ser utilizado após determinado período ou uma atualização de plataforma.
E uma solução excelente para esse problema foi colocada em prática: empresas especializadas na locação de celulares e tablets para o mundo corporativo. Elas alugam os equipamentos e cuidam de tudo para você não se preocupar com nada — só com o aumento da produtividade de sua corporação.
Atualmente, com o avanço da tecnologia e as grandes possibilidades que ainda estão surgindo por esse motivo, como as inovações em IOT — Internet das Coisas —, um dispositivo pode ficar totalmente obsoleto em 2 anos.
Você contrata uma empresa especializada em locação de equipamentos — que podem abranger um leque de opções, como notebooks, smartphones, iPhones, tablets, Macbooks, óculos de realidade virtual —, define os equipamentos a serem alocados e o período, que pode variar de diárias a contratos de 36 meses.
Também são definidos os pacotes de aplicativos, sistemas e plataformas. Você escolhe a melhor solução para o seu projeto ou para o seu negócio e eles cuidarão de tudo!
Para que serve e como funciona esse serviço na prática?
Para entender melhor como funciona essa ideia de locação de celulares e tablets, seria bom alguns exemplos. Então, vamos imaginar alguns casos?
Uma empresa de pesquisa de mercado foi contratada para realizar um projeto de médio prazo envolvendo a coleta de dados para gerar informações e relatórios estatísticos para um grande cliente. Para tal, precisará de muitas pessoas nas ruas, coletando essas informações.
Pense na quantidade de papel que precisará utilizar. Inviável, passível de erros e ecologicamente incorreto. Você deverá comprar, então, uma quantidade considerável de dispositivos, além do estoque no caso de perda, quebra ou furto.
Agora, uma grande corporação do ramo da engenharia tem um evento em uma grande feira no seu ramo e, claro, precisa montar um stand perfeito para a apresentação de seu negócio e a captação de novos clientes. Para esse projeto, será necessário realizar apresentações, cadastros de novos clientes e divulgar seu produto.
A utilização de tablet e celular é hoje a melhor solução, já que pode ter aplicativos que coletam as informações e já podem tomar ações on-line — como um e-mail ao cliente oferecendo algum pacote de benefícios, um prêmio ou sorteio, um pacote de descontos ou um simples convite para visitar o blog da empresa. As possibilidades de utilização são amplas e o retorno dos prospects costuma ser alto, quando ele se sente acolhido e especial.
Vamos falar de outra pequena organização, especializada em eventos de casamento. Costuma apresentar aos clientes os catálogos com as opções de buffet, bolo, decoração, lojas de roupas especializadas, locais disponíveis do evento, tendência pantone, entre outras coisas pertinentes ao negócio. Utiliza sempre o tablet para a divulgação e apresentação e o celular para conversar e captar novos clientes.
Em todos os casos apresentados, se os equipamentos foram comprados, estarão totalmente obsoletos em dois anos. Claro, se esses dispositivos móveis conseguirem sobreviver até lá, devido à quebra ou furto. O que fazer com a fatia de orçamento reservada e gasta com esses dispositivos? É viável manter esse tipo de orçamento?
Demos alguns exemplos para ilustrar, porque embora os valores sejam cada vez maiores para a aquisição, os dispositivos móveis tornaram-se versáteis, cujo desempenho e grande capacidade de memória os tornam perfeitos nas mais diversas situações, como cursos on-line ou presenciais, controle de estoque e logística, eventos, vendas, conferências, reuniões, seminários e apresentações, entre outros.
Ao realizar a locação de dispositivos móveis em vez da aquisição, esse é um grande problema que tende a acabar. Sua corporação poderá fazer um contrato de locação com a empresa especializada e fará um pagamento mensal referente a cada equipamento locado e o pacote de serviços contratado. E as melhores empresas costumam oferecer muito mais do que o simples aluguel.
Quais as vantagens de alugar celular e/ou tablet para sua empresa?
A locação de celular e tablet é muito útil para qualquer setor — em especial ao setor empresarial —, cujos projetos às vezes exigem um parque considerável de equipamentos, como notebooks, tablets e smartphones, além do tempo de uso, que pode variar por projeto ou negócio — normalmente, de médio a longo prazo.
Mas, qual é motivo de ser cada vez mais conveniente para uma corporação alugar notebooks, smartphones e tablets do que os comprar? Essa questão vai muito além da redução de valores de aquisição versus valores de locação. Em seguida, vamos explicar as melhores razões.
1. Transferência de responsabilidade
Esta talvez seja a maior vantagem ao alugar dispositivos móveis, porque as responsabilidades da gestão dos celulares e tablets ficará totalmente sob responsabilidade da empresa locatária contratada. E o que você ganha com isso? Vamos descobrir:
- suporte técnico;
- equipamentos sempre atualizados;
- monitoramento remoto;
- seguro contra roubo, furto ou danificação do dispositivo móvel;
- configuração e manutenção de hardware e software — de acordo com o pacote contratado.
Além de livrar o seu setor — seja de TI ou de compras — de uma tarefa difícil e onerosa. A solução de aluguel de celular e tablets permite que a empresa de locação faça tudo no lugar de suas equipes, economizando, portanto, tempo e dinheiro e ainda deixando os funcionários mais confortáveis, produtivos e com soluções e aparelhos sempre atualizados.
2. Maior confiabilidade
O aluguel de tablets e demais dispositivos móveis garantem uma maior confiabilidade aos usuários e tranquilidade à sua empresa, principalmente se a mesma ter um service desk à sua disposição.
As melhores empresas especializadas devem fornecer:
- Mobile Device Management — gerenciamento de dispositivos móveis — um recurso extremamente importante que garante a segurança e a confiabilidade;
- provisionamento e configuração de dispositivos;
- criptografia e gerenciamento de senhas;
- limpeza remota e bloqueio;
- atualizações remotas de aplicativos e sistemas operacionais;
- suporte a dúvidas dos usuários por telefone;
- possibilidade de atualização e correção remota — dependendo do tipo de problema;
- ajuda em como proceder no caso de roubo e furto;
- rápida coleta de aparelhos quebrados,
- pronto atendimento e rápida troca no caso de quebra.
Acredite! Tentar montar um help desk in home, com recursos limitados, pode ser caro e ineficaz. Além disso, isso pode tirar seus funcionários do seu domínio técnico e ainda, acarretar na contratação de profissionais mal qualificados para a tarefa.
3. Solução centralizada
Ao centralizar toda a gestão dos equipamentos dos seus colaboradores, além dos benefícios já citados acima, torna-se óbvio que terá um problema a menos a lidar no dia a dia e poderá focar no que interessa: o crescimento de sua empresa, com os funcionários focados no que precisam fazer realmente.
Não esquecendo de que sua organização pode não ter recursos para contratar um especialista ou necessidade de um em tempo integral, com a locação de celular e tablet, sua empresa poderá contar com pessoas especializadas naquilo que fazem de melhor: gerenciar dispositivos móveis.
Portanto, existem outras vantagens. Você poderá ter acesso a relatórios gerenciais dessa gestão pela organização locatária, onde poderão ser informados todos os controles, como:
- utilização dos dispositivos;
- estatísticas de quebra, roubo ou furto,
- mal-uso dos equipamentos.
4. Otimização de recursos
Quando pensamos no tempo em que a equipe de sua empresa leva para realizar as demandas técnicas e no tempo que ela poderia ganhar focando no seu core business, é impossível não pensar em locação de celular e tablet. E claro, em tempo sobrando para gerenciar melhor as suas equipes.
Por mais que sua equipe técnica interna seja eficiente, é necessário muita dedicação e experiência para gerenciar os dispositivos de todos os usuários e ainda mantê-los atualizados e com as informações em total segurança.
Na otimização de recursos, os benefícios ganhos normalmente são:
- maior ROI: se você decidir pela realização da locação dos aparelhos, o ROI — retorno sobre o investimento — é rapidamente alcançado porque existirá a possibilidade de atuar em novos projetos ou se concentrar nos projetos em execução, aumentando consideravelmente o desempenho e a receita;
- maiores receitas: com tempo para gerenciamento dos recursos, você poderá avaliar com facilidade o uso de todo o seu pool de recursos diariamente, semanalmente ou mensalmente, ajudando a garantir que seus recursos mais valiosos sejam aproveitados ao máximo e sua carga de trabalho equilibrada para evitar horas trabalhadas em excesso ou o uso indevido dos equipamentos;
- resolução de conflitos: pense em pessoas realizando a mesma tarefa, no mesmo lugar, duplicando informações e gerando resultados diferentes, com trabalho dobrado (além de no mínimo um cliente insatisfeito, com certeza terá receita perdida) — ao saber o que o seu funcionário faz, quando e aonde, você terá uma forma rápida de identificar possíveis problemas e contorná-los;
- melhorar a entrega do projeto: ajudará a reduzir custos e aumentar as margens. Como conseguir isso? Colocando a pessoa certa, no local certo e no trabalho certo.
5. Baixo custo
Quer mais uma razão para alugar os celulares e tablets para a sua empresa? A locação de dispositivos móveis permite que sua empresa controle melhor o fluxo de caixa e mantenha pagamentos mensais gerenciáveis.
Seja você um pequeno empreendedor, uma startup, uma média empresa, uma organização do setor público ou uma corporação de primeira linha, a solução de aluguel de celular e tablet pode tornar a aquisição de equipamentos caros um fardo muito menor para o seu negócio.
Poderá eliminar os custos de:
- aquisição de licenças e equipamentos;
- manutenção de software e hardware;
- aquisição e instalação de acessórios — como películas de vidro e capas;
- transporte e logística para envio em lugares fora da sede da organização;
- reposição e estoque de equipamentos.
Em termos contábeis e tributários, também é possível transformar o custo gasto na locação em OPEX — Operational Expenditure, ou Custo Operacional —, ao invés de CAPEX — Capital Expenditure, ou Custo de Capital —, já que a empresa não está adquirindo bens e, como despesa, pode ser totalmente abatida no cálculo de imposto de renda.
Além disso, equipamentos tecnológicos são bens que entram em depreciação e tendem a diminuir o valor do capital da organização a curto prazo, gerando prejuízo.
6. Gestão de equipamentos
A gestão de equipamentos é uma tarefa árdua e exige demanda de profissionais exclusivos para que isso funcione. Ao investir em aluguel de tablets, essa função é praticamente eliminada.
Não será mais necessário realizar atividades como:
- controlar o inventário;
- atualizar e manter os softwares;
- prestar suporte aos usuários;
- atualizar equipamentos obsoletos;
- comprar novos equipamentos;
- realizar a manutenção dos hardwares;
- gerenciar e manter os dispositivos em estoque para eventuais emergências;
- gerenciar a utilização dos colaboradores;
- contratar seguro;
- gerar relatórios gerenciais.
Essa tarefa costuma ficar por conta da empresa de locação, que somente repassa as informações necessárias periodicamente e gerencia toda a gestão dos equipamentos, que é válida por todo o período do arrendamento.
Outra questão importante com relação a isso é que muitas das organizações não têm um departamento para manutenção de TI e acabam utilizando funcionários sem o preparo necessário para executar a função. Essa falsa economia pode gerar um custo bem alto em caso de problemas, fazendo a gestão virar um caos completo.
7. Acesso à tecnologia de qualidade
A tecnologia avança rapidamente, portanto, se você fizer uma compra de tablets, terá que se contentar com tecnologias que estão ficando para trás a cada dia que passa, já que fazer uma compra toda vez que um novo dispositivo chega ao mercado não é nada lucrativo.
Lembre-se que os aparelhos costumam ficar desatualizados em cerca de dois anos. Portanto, é crucial entender que, para que a empresa continue na vanguarda, precisa estar sempre com os sistemas atualizados e escolher os melhores equipamentos, se quiser se manter sem maiores problemas no mercado atual.
Ao realizar a locação de celulares e tablets, você obtém um grande benefício: seus funcionários estarão sempre atualizados com tecnologia de ponta, mais motivados, eficientes e confortáveis com as soluções disponíveis por meio do aluguel dos equipamentos.
8. Maior segurança de dados
Uma das maiores preocupações com a tecnologia móvel ainda é a segurança da informação. As más pessoas ainda existem e continuam criando formas de invadir os dados e danificar os equipamentos e, claro, também conseguem se beneficiar com a velocidade tecnológica.
Tendo isso em mente, é necessário um policiamento constante nos equipamentos, para que os dados sigilosos ou as regras de negócios, que não podem ser compartilhadas, não parem nas mãos erradas.
Manter essa estrutura de segurança também é algo muito caro, já que é necessário:
- a compra das licenças dos softwares dedicados;
- antimalwares;
- proteção de firewalls,
- antivirus.
Além do custo, isso requer especialistas no assunto para a manutenção no caso de problemas e atualização de todos os dispositivos periodicamente.
Outro item que deve ser garantido pela organização locatária é que os dados da sua organização serão sempre mantidos seguros e confidenciais, além de serem permanentemente excluídos dos dispositivos após a troca do dispositivo. E aí vem uma dica: fique atento ao momento da assinatura do contrato.
9. Política de desbloqueio
Quanto mais os funcionários e colaboradores usam smartphones e tablets para acessar sistemas, aplicativos e dados organizacionais, mais importante é proteger esse acesso. Além disso, é essencial evitar que os aparelhos que tendem a aumentar a produtividade também possam aumentar o acesso a informações e outros ativos por meio não autorizado.
Os aparelhos precisam estar configurados para uma autenticação realmente forte para garantir que o acesso seja feito somente a pessoas autorizadas. Além de meios para bloquear a função de desbloqueio, os funcionários devem ser conscientizados que não podem alterar essa configuração — e isso cabe à sua empresa mudar a cultura de segurança da informação e o cuidado com os dados corporativos.
Muitos dispositivos móveis modernos oferecem opções de segurança excelentes, como a biometria — scanners de impressões digitais, reconhecimento facial, reconhecimento de impressões de voz.
Para os aplicativos, é interessante também que exista a configuração e uso de uma VPN — Virtual Private Network —, para que o acesso seja permitido. A VPN é muito recomendada por especialistas em segurança da informação para qualquer comunicação entre um dispositivo móvel e uma empresa, sistema ou serviço baseado em nuvem.
Certifique-se que a empresa de locação de dispositivos móveis pode prover esses meios de proteção, pois é um grande benefício a ser adquirido.
10. Logística de manutenção
Já falamos como a manutenção dos smartphones e tablets é complicada. Mas se torna um ônus ainda maior quando acontece a quebra do aparelho ou até mesmo roubo ou furto. Diversas providências precisam ser tomadas, principalmente quando o dispositivo móvel é roubado — fazer BO, notificar o seguro, bloquear os acessos e os aparelhos —, e o funcionário não pode ficar parado esperando até que o problema se resolva.
Principalmente para os colaboradores que atuam em campo, ou viajam muito a trabalho, a solução perfeita é alugar equipamentos eletrônicos em vez de comprar novos para a sua organização. Você até pode ter um estoque de itens para esses casos, mas muitas vezes a entrega pode ser demorada e, dependendo da localização geográfica, inviável.
Se houver quebra do aparelho, as empresas que atuam na locação de equipamentos que são mais comprometidas com o cliente e especializadas oferecem uma estrutura excelente de logística e garantem a troca rapidamente de qualquer item locado — como a BR Mobile.
E uma dica de ouro: garanta a melhor tecnologia sempre
Principalmente para locações por períodos mais longos, verifique atentamente o contrato de locação. Se não existir, tente negociar uma “cláusula de substituição” que permita atualizar ou trocar seu equipamento para que você não acabe pagando por tecnologia obsoleta após um determinado período.
E pense também no cancelamento! Procure contratos que facilitem o processo caso haja necessidade. Anote o custo de qualquer penalidade e pense em fazer provisionamento deste valor.
Ninguém quer que isso aconteça, mas se ocorrer algo com a sua empresa, como quedas bruscas de receita, imprevistos no projeto ou redução significativa de funcionários — gerando uma necessidade de diminuição da quantidade de equipamentos locados ou até mesmo o cancelamento do contrato —, você poderá ficar tranquilo, com condições de pagar quaisquer multas ou renegociar o contrato de locação.
Apresentamos a você as maiores vantagens ao implementar a solução de locação de celular e tablet para os funcionários e colaboradores da sua companhia. Você conseguirá ir além da redução de custos e alta performance da sua equipe, ganhando uma maior confiabilidade, otimização dos recursos, soluções centralizadas, gestão terceirizada dos equipamentos, políticas de desbloqueio dos dispositivos móveis, acesso à tecnologia de primeira linha sempre, suporte técnico e logístico e a garantia da segurança das informações sigilosas.
Viu quantas vantagens foram apresentadas para que sua organização possa ganhar ao investir em locação de celular e tablet? Não perca mais tempo e nem dinheiro! Para ter acesso a mais informações a respeito, entre em contato com a BR Mobile e implante de uma vez essa solução fantástica!
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