Eventos corporativos: 5 erros terríveis que você não pode cometer

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A área de eventos requer que a organização seja extremamente bem feita para atingir resultados plenamente satisfatórios, especialmente no setor de eventos corporativos, pois cada ocasião carrega o nome e a reputação da empresa que a promove.

Por esses motivos, é fundamental estar atento para que não ocorram erros que comprometam tanto a imagem da empresa que está realizando o evento quanto a do organizador.

Descubra, a seguir, os 5 erros terríveis que você não pode cometer na organização de eventos corporativos e saiba como evitá-los.

1. Ausência de planejamento adequado

Um planejamento bem estruturado é a chave para a realização de eventos corporativos de sucesso. Para que o planejamento seja de fato eficaz e atinja os objetivos traçados, é necessário que ele considere minuciosamente certas questões.

O cronograma deve ser a primeira etapa do planejamento, pois é por meio dele que tudo deverá ser definido, com base em datas e prazos que devem ser acompanhados ao longo de todo o período de organização.

É importante ainda, no primeiro momento, definir os objetivos do evento e o público-alvo a ser alcançado, bem como o número de participantes e o local adequado para acomodar as pessoas confortavelmente.

Todos esses elementos servirão de orientação para a tomada de decisões e direcionamento dos eventos corporativos.

2. Descuido com o orçamento

Outro elemento fundamental para que os eventos corporativos sejam bem-sucedidos é a realização de uma planilha de orçamento imune a imprevistos.

Uma planilha montada corretamente estipulará um saldo para eventuais incidentes que não tenham sido pensados inicialmente. Essa medida evitará surpresas e transtornos desagradáveis, proporcionando a tranquilidade necessária ao organizador de eventos.

Assim como as demais etapas envolvidas no planejamento dos eventos corporativos, a planilha financeira deve ser checada, atualizada e monitorada, visando um controle exato dos gastos, de modo que não falte verba e que não haja desperdício de recursos valiosos para a execução das tarefas previstas pelo organizador.

3. Falha na divulgação de eventos corporativos

Eventos corporativos bem planejados incluem, certamente, uma ação de divulgação eficiente.

Não adianta organizar e realizar um evento primoroso se, na assistência, não estiverem presentes as autoridades e os parceiros que são essenciais para os objetivos e as metas da empresa.

Sendo assim, é importante que a divulgação do evento seja feita com a antecedência suficiente para que os convidados possam se planejar para comparecer. Além disso, os meios de comunicação devem ser escolhidos com muita atenção para que, de fato, a divulgação atinja as pessoas certas.

Pode ser interessante convidar pessoalmente ou por telefone determinados membros da equipe, parceiros ou clientes que não podem faltar na ocasião, devido à relevância que possuem.

4. Não pedir feedback aos participantes

O feedback dos participantes é uma ferramenta extremamente útil para os organizadores de eventos corporativos. Essas informações podem ser adquiridas por meio de breves formulários distribuídos no próprio evento, ou por meio de e-mails ou em posts nas redes sociais.

A partir das respostas, será possível corrigir possíveis falhas, traçar novas metas para os próximos eventos corporativos e até mesmo reunir ideias interessantes que possam ser utilizadas posteriormente.

5. Não investir em bons equipamentos

Os recursos tecnológicos disponíveis atualmente estão presentes em todas as esferas da vida das pessoas e, portanto, não podem ficar de fora dos eventos corporativos.

Negligenciar essa questão significa não acompanhar o passo dos avanços contemporâneos.

Para um evento primoroso, vale a pena cuidar atentamente dos equipamentos utilizados: assim, você proporciona uma boa interação entre participantes e tem possibilidade de conquistar maior engajamento de todos com a ação que está sendo realizada.

Alguns equipamentos que não podem faltar são smartphones, notebooks e computadores. Merece destaque, também, o aluguel de tablets, aparelhos cada vez mais presentes em eventos corporativos.

Os tablets são vantajosos, porque possuem tela maior que a dos smartphones, mas ainda garantem a mobilidade que os notebooks e computadores não possuem na mesma proporção, além de dispensar o uso de teclados e demais acessórios. Todos esses benefícios otimizam, e muito, a dinâmica das atividades do evento, o que é um bom atrativo para os participantes.

Agora que você aprendeu sobre os erros que não pode cometer, compartilhe este post em suas redes sociais e ajude os seus amigos a também realizarem eventos corporativos irrepreensíveis!

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