Saiba como elaborar um planejamento de eventos ideal

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Um evento ideal é aquele que alcança seu público-alvo e atinge o objetivo inicialmente proposto: duas tarefas de grande complexidade. O planejamento de eventos requer vários cuidados que não podem passar despercebidos. A tríade para o sucesso é saber exatamente a razão do evento, a quem ele deve se dirigir e quais são os recursos necessários para viabilizá-lo.

A tarefa não é fácil, mas é garantia de sucesso quando bem executada. Continue acompanhando este post e saiba como elaborar um planejamento de eventos ideal!

Conheça o objetivo do evento

O termo evento remete a muitos acontecimentos diferentes: palestras, workshops, festas, jantares, confraternizações, entre outros. Sem saber a razão para sua realização, não será possível, sequer, definir o tipo de evento.

Caso o responsável pelo planejamento não esteja diretamente ligado ao departamento que o solicitou, será fundamental um briefing ou uma reunião para entender o objetivo que deverá ser alcançando, bem como o público-alvo. Esses dois itens são imprescindíveis para dar início à preparação do evento.

Avalie os recursos financeiros disponíveis

Orçamento é um fator limitante para a maioria dos projetos. Um evento requer várias contratações e isso deve ser analisado com cautela. Um fornecedor que não recebe o pagamento pode não comparecer para fazer o trabalho contratado, por exemplo.

Além disso, os custos podem deixar a empresa ou o responsável pelo evento em situações bastante delicadas.

O budget também pode ser o responsável por definir o número máximo de convidados. Por isso, ele deve ser conhecido desde o início do projeto.

Defina números importantes

Partindo do conhecimento sobre os recursos financeiros disponíveis, será possível elaborar a lista de convidados. Esse processo será retomado algumas vezes durante o planejamento, já que algumas pessoas podem ser lembradas posteriormente e outras podem ser retiradas da lista. Avalie também se o convite será estendido a familiares ou a outros acompanhantes dos convidados.

Finalmente, é o momento de bater o martelo quanto à data e ao horário do evento. Ainda pensando no budget, veja se compensa fazer o evento durante a semana em vez de realizá-lo no sábado, por exemplo. Alguns fornecedores têm preços menores para os dias da semana.

Escolha os fornecedores e a equipe

Ao saber qual é o objetivo do evento, quanto poderá investir nele, número de convidados, data e horário, já é possível iniciar as cotações com os fornecedores. Opte por profissionais que você conheça ou que tenham sido indicados. O evento acontece em tempo real e algumas situações não podem ser consertadas. O importante não é contratar o fornecedor mais caro, mas aquele de maior confiança.

Verifique também se esses profissionais dispõem dos equipamentos necessários para atender plenamente sua demanda. Caso contrário, será necessário locar esses equipamentos.

Ainda falando em confiabilidade, escolha bem os membros de sua equipe. Todos devem ser capacitados para exercer as funções a eles confiadas. E lembre-se: comunicação é fundamental entre todos os envolvidos!

Tenha os documentos para um planejamento de eventos

Além dos contratos que devem ser assinados com todos os profissionais, é importante ter alguns documentos e recursos que auxiliarão no processo de planejamento do evento.

É primordial que haja um cronograma de atividades delineando toda a preparação do projeto. Período para envio de convites e data limite para confirmação de presença são itens que deverão fazer parte desse documento.

Para o dia do evento, tenha roteiro indicando os horários para cada acontecimento, as músicas que deverão ser tocadas em momentos específicos e as palavras do mestre de cerimônias, se for o caso. Esse guia será útil para todos os profissionais envolvidos saberem o que está acontecendo e quais serão os próximos passos.

Por último, mas não menos importante, não se esqueça do checklist. Sinalize tudo o que ainda precisa ser feito, os materiais que precisarão ser comprados e as providências que ainda não foram tomadas.

São muitos detalhes e sempre parece que alguma coisa está sendo esquecida. Aqui falamos sobre o alicerce do planejamento de eventos, ou seja, se ele for bem desenvolvido, certamente o evento será um sucesso!

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