A redução de custos empresariais é uma tarefa que exige planejamento e orientação, justamente por se tratar de uma atividade que funciona em conjunto. Na contenção de gastos com a telefonia corporativa não é diferente. A empresa depende de ações efetivas dos gestores, que necessitam da ajuda dos colaboradores e assim sucessivamente. Ou seja, é um conjunto de fatores que auxilia a gestão nesse propósito.
Para que você tenha uma ideia da necessidade do envolvimento de todos, a contenção dos gastos com o celular corporativo só se torna eficaz quando o beneficiado toma consciência do uso estratégico dele. Por exemplo, fora do horário de trabalho, o consumo tende a ser maior — cerca de 32%. Portanto, o papel informativo da comunicação deve levar isso em conta.
Nesse sentido, preparamos este artigo com 7 passos importantes que ajudarão sua empresa na contenção desse tipo de despesa. Assim fica mais fácil manter a qualidade sem precisar tomar medidas drásticas e prejudiciais. Quer ver? Acompanhe!
1. Comunique o objetivo do uso
Adotar a redução de custos é uma ação que exige diálogo e objetividade, porque não adianta fixar medidas sem informar o papel de cada um dentro desse processo. Como falamos, as ligações efetuadas fora do expediente geram mais custo às empresas, então, o melhor jeito de reverter o quadro de gastos é deixando isso claro para o colaborador.
Ele precisa saber também que o número do telefone da organização deve ser utilizado apenas para fins profissionais, salvo em casos de urgência. Além disso, em se tratando de ligações pessoais, o gestor ainda pode adotar o sistema de desconto em folha. Mas, antes de implementá-lo, marque uma reunião para esclarecer os pormenores da medida, assim todos poderão contribuir com uma sugestão.
2. Incentive ligações por WhatsApp ou Skype
A facilidade de acesso às novas tecnologias ampliou consideravelmente as nossas possibilidades de comunicação. Hoje em dia, no mundo todo, cerca de 95% das pessoas já usam o WhatsApp como ferramenta de trabalho. Quando se trata do Skype, os números não são diferentes, na medida em que 81% dos profissionais também não abrem mão dessa alternativa.
Ao utilizar o WhatsApp na redução de custos, a sua empresa acaba economizando, uma vez que as ligações feitas via internet reduzem os gastos com telefonia. O Skype também traz algumas vantagens, pois o profissional tem a chance de ficar conectado enquanto trabalha. Então, prepare seu time, conscientizando-o sobre o momento adequado de ele usar tais recursos.
3. Utilize e-mail
Outra forma de conter gastos com a telefonia é incentivando o uso do e-mail, pois, além de gratuito, ele acaba sendo a opção mais ágil em determinadas situações. É claro que nem todas as chamadas de voz podem ser substituídas, mas, a depender da demanda, o correio eletrônico supre melhor na hora de comunicar-se com colaboradores, clientes e fornecedores.
4. Terceirize a verificação de faturas
Na correria do dia a dia, é raro os gestores pararem para analisar gastos individuais. Normalmente o valor gerado é tomado como certo e pronto. Acontece que, nem sempre, os valores destacados estão corretos — por isso é importante ficar bastante atento, até mesmo para gerenciar despesas excedentes de um departamento ou outro.
Embora o processo seja sistemático e demorado, a análise é fundamental no planejamento de redução de custos. Com ela, conseguimos, inclusive, rever valores pagos indevidamente, seja de meses ou mesmo anos atrás, dependendo do caso. Uma alternativa eficiente para resolver essa questão é terceirizando o serviço. Nesse sentido, a BRMobile consegue ajudar os empreendedores de um jeito prático e seguro.
5. Realize gestão de aparelhos e linhas telefônicas
A administração das linhas e dos aparelhos telefônicos é a forma que temos de entender e controlar as faturas. A partir desse gerenciamento, é possível implementarmos uma política de controle efetiva dos custos e até de aferição de pagamentos da telefonia móvel, por exemplo. Como isso é feito?
Por meio da leitura dos registros em tempo real ou da importação das contas mensais, o que possibilita às empresas fazerem a verificação sobre aquilo que é cobrado. Com isso, conseguimos identificar ligações pessoais e realizar modificações de despesas no centro de custo, porque o software de gestão facilita a investigação ampla com mais segurança. Por sinal, esse tipo de gerenciamento é oferecido pela BR Mobile, logo, também pode ser terceirizado.
6. Estabeleça os custos telefônicos por setor
Nas médias e grande empresas, a separação dos custos por departamento ajuda (e muito!) o planejamento de redução de custos, na medida em que, com ela, cada gerente responsável fica incumbido de conter as despesas dos setores os quais administra.
Com a segmentação dos custos, cada gestor terá a oportunidade de acompanhar de perto a relação que os colaboradores têm ao utilizarem o telefone. E, a depender da situação, ele poderá, inclusive, incentivar o uso do VOIP e de outras ferramentas e boas práticas que contribuam nesse sentido.
7. Renegocie contratos com as operadoras
Depois de analisar os gráficos de consumo, o gestor consegue avaliar, com propriedade, a real situação da comunicação telefônica empresarial. A partir daí, ele tem a oportunidade de identificar, até mesmo, serviços que a organização paga mas não utiliza. Afinal, a gestão de telefonia lhe permite ter nas mãos o diagnóstico completo dos gastos.
No geral, as operadoras reformulam os planos de descontos de tempos em tempos, a fim de oferecer ao público opções que se encaixem melhor em seus orçamentos. Isso não funciona apenas quando falamos de telefonia para pessoa física, mas também há pacotes especiais voltados às empresas. Então, aproveite a oportunidade para renegociar e mudar de proposta.
Apesar de desafiadora, a redução de custos com a telefonia corporativa é fundamental para equilibrar as contas e fazer os negócios avançarem. No entanto, ela só é obtida por meio de uma gestão de consumo eficiente. E não para por aí, uma vez que a participação de cada indivíduo nesse processo é importante e conta muito. Além de o administrador adotar ferramentas específicas, é essencial que ele envolva as equipes na contenção de despesas tanto com a telefonia móvel quanto com a fixa.
Esperamos que esses passos tenham ajudado você a perceber o quão relevante é estabelecer uma gestão de redução de gastos com a telefonia. Quer ficar por dentro de outros assuntos como este? Siga a gente no Facebook e no Instagram e não perca nossas atualizações!
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