5 dicas para fazer um pré-evento de sucesso

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Um evento, para que possa ser eficiente, deve ser bem produzido desde o seu início. A maioria dos problemas poderia ter sido evitada caso todo o planejamento anterior tivesse sido bem-sucedido.

Por isso, é de extrema importância que você se disponha a fazer um pré-evento de sucesso ou, caso contrário, poderá colocar sua carreira de produtor em xeque.

Veja 5 dicas essenciais para este momento e implemente-as em suas produções.

1. Faça um bom planejamento

Um bom planejamento é a peça-chave na hora de fazer um pré-evento que vai levar a uma produção bem-sucedida. Quando bem elaborado, ou seja, estando bem definidos os objetivos, o orçamento, fornecedores, público-alvo, divulgação, entre outros detalhes, fica muito mais fácil realizar a condução do evento.

Muitos dos erros que ocorrem no momento crucial são frutos de um erro de planejamento. Por exemplo, não ter checado a idoneidade de determinado fornecedor que, em cima da hora, não entregou o que precisava.

Por isso, elabore um bom documento de planejamento para orientar você nesse momento.

2. Prepare uma checklist ao fazer um pré-evento

Para que não falte absolutamente nada, é essencial que um bom produtor tenha uma checklist preparada para verificar cada detalhe do pré-evento. Ela deve conter itens imprescindíveis, tais como:

• confirmar se os pagamentos a cada fornecedor foram realizados e se os recibos estão todos contigo;
• listar todos os itens e equipamentos necessários divididos por categorias para conferência;
• verificar se a burocracia necessária está resolvida;
• confirmar se entrou em contato com todas as atrações, se elas confirmaram e se você relembrou a elas sobre o evento;
• confirmar se todas as etapas da divulgação foram realizadas.

O importante é que ela seja funcional e contenha todos os itens que necessitem ser verificados, para que você não se esqueça de nada.

3. Verifique cabos e equipamentos

É ideal que você teste todos os cabos e equipamentos antes do evento começar para ter certeza de que eles estarão funcionando corretamente. Isso porque se um dos aparelhos não funcionar pode atrapalhar o sucesso da sua produção.

Tudo o que for essencial para o seu evento deve ser checado em prioridade: cabos de som, de áudio, microfones, amplificadores, luzes, luzes de emergência, ar-condicionado, máquinas de cadastro, equipamentos do caixa, computadores e tablets, etc.

Não deixe de fazer isso com determinada antecedência, pois, caso deixe para a última hora, será complicado encontrar formas de resolver caso algum dos equipamentos tenha defeitos.

Caso queira evitar dor de cabeça para resolver problemas com equipamentos, que tal alugá-los? Assim, em caso de problemas, basta que você entre em contato com a empresa e peça a troca imediatamente.

4. Verifique se toda a documentação necessária está no local do evento

A documentação necessária para a realização da produção deve estar disponível no local, para conferência em caso de fiscalização. Ao fazer o pré-evento, é essencial que você inclua o transporte desses documentos no dia da execução da produção para não se esquecer de tê-los ali.

Inclusive, é essencial que você saiba exatamente onde eles estão, para evitar perdas ou demoras desnecessárias para apresentá-los. Leve cópias autenticadas, se for necessário.

5. Cheque se está tudo correto com as atrações

Todos os equipamentos estão funcionando corretamente? Todos os cabos foram testados e todos os itens foram conferidos? Não falta nada? Ótimo.

Você também não pode se esquecer de confirmar as atrações, afinal, sem elas o evento não acontece, seja para eventos corporativos, festas ou demais tipos de produção.

Envie e-mail, ligue, confirme datas e presenças. Próximo ao evento (ou até mesmo na véspera) relembre o horário e o local que essas pessoas devem comparecer. Isso porque, em caso de problemas, será possível você administrar a situação e chamar outra atração ou, então, mudar a data da produção.

Sobre locação de equipamentos eletrônicos para otimização na hora de fazer um pré-evento, procure o BR Mobile. Nós alugamos tablets, notebooks e smartphones para ajudar na realização da sua produção. Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas.

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