Como preparar um evento de sucesso? Confira o passo a passo!

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Organizar um evento com êxito é um grande desafio para a equipe responsável. Além de todos os pormenores típicos da produção, algumas dificuldades podem cruzar o caminho, atrapalhando o bom andamento da organização.

Para aprender a driblar essas dificuldades, confira abaixo os 6 passos que listamos para preparar evento de sucesso!

1 – Trace um planejamento

Para iniciar, tenha em mente quais são os objetivos do evento. Para tanto, converse com seu cliente para saber as expectativas dele e não as perca de vista em momento algum da organização.

Para não haver confusões durante o andamento da produção, estabeleça um cronograma para a realização das atividades, que devem ser claramente divididas entre as pessoas da equipe para facilitar o processo de organização.

2 – Conheça seu orçamento

O orçamento é que vai definir o quanto de dinheiro você poderá investir no evento sem causar prejuízos ao bolso de seu cliente. Por isso, tente adequar ao máximo seus gastos aos limites que ele estabelece.

Se o seu orçamento for muito baixo, invista apenas no indispensável, cortando gastos supérfluos, como decoração, por exemplo.

Caso seu orçamento permita, não hesite em investir em inovações, como aluguel de equipamentos audiovisuais ou criação de aplicativos próprios para a ocasião. Inovar é sempre uma excelente estratégia para preparar evento de sucesso.

3 – Saiba escolher seus fornecedores

Tome muito cuidado ao escolher seus fornecedores, porque eles tanto podem ajudar a fazer um trabalho maravilhoso, como podem prejudicá-lo caso não estejam comprometidos e bem preparados. Assim sendo, nunca perca de vista a qualidade, que deve ser a principal motivação para contratar uma empresa.

Para evitar dores de cabeça, tenha sempre em mãos uma lista de fornecedores confiáveis. Se não sabe por onde começar, procure saber a reputação das empresas com outros produtores da área.

4 – Tenha em mente seu público

Cada passo que você dá durante a organização deve levar em consideração as pessoas a quem o evento está direcionado. O local, o modo de comunicação e a programação devem refletir os interesses e características de seu público.

Dessa maneira, não se esqueça de conhecer os hábitos e desejos de seus convidados para se adequar a eles da melhor forma possível.

Por exemplo, se seu público é executivo, você deve se comunicar com uma linguagem mais formal. Quanto à programação, ela pode estar voltada para palestras sobre administração, business ou marketing.

5 – Prepare sua equipe

Todos os membros da equipe devem estar alinhados para que o trabalho seja harmonioso. Por isso, invista em treinamentos periódicos e defina com clareza as tarefas de cada um dos membros do grupo.

Eles ainda devem estar prontos para lidar com possíveis problemas. Por isso, é importante escolher pessoas que já possuam experiência na área e, de preferência, que sejam proativas, característica indispensável para quem trabalha nos bastidores de um evento.

6 – Invista em comunicação

A comunicação é um dos aspectos mais importantes da organização, já que é a partir dela que se dará o contato com o público. Se o orçamento permitir, tenha uma equipe especializada nessa área para estabelecer um contato mais eficiente.

Como já foi dito, a comunicação exige a adequação da linguagem ao público e ao caráter do evento. Independentemente disso, utilize todos os canais que puder, desde as redes sociais até os meios tradicionais de divulgação (jornais, rádio e TV).

Se você ficou interessado em saber como divulgar seu evento nas redes sociais, leia sobre o assunto em nosso post!

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