5 erros comuns em organização de eventos que você precisa evitar

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Trabalhar com organização de eventos não é uma tarefa fácil. É uma atividade cheia de detalhes e com muitas variáveis que nem sempre estão sob nosso total controle. Por isso, é importante estar atento a qualquer coisa que possa dar errado e procurar formas de evitar o erro e chegar ao melhor resultado possível.

Pensando nisso, separamos uma lista valiosa de erros comuns em organização de eventos que você pode e deve evitar. Confira cada item e prepare-se para aperfeiçoar a sua estratégia e organizar um evento impecável!

1. Não planejar adequadamente

O primeiro ― e mais comum ― erro na hora de organizar um evento é a falta de planejamento. São inúmeros os problemas que isso pode causar.

Sem planejamento, você pode acabar escolhendo uma data inadequada para o seu evento ou pode se esquecer de detalhes que fazem toda a diferença. Para planejar bem, procure estabelecer os principais objetivos, bem como definir os detalhes do perfil dos participantes.

A partir disso, é possível listar tudo que será necessário para que o seu evento seja um sucesso!

2. Desesperar-se no dia do evento

O dia do evento é sempre uma mistura de emoções. Afinal, foram dias (ou meses) a fio pensando em todos os detalhes e a única coisa que queremos é que tudo dê certo. Porém, problemas acontecem e é nessa hora que precisamos demonstrar profissionalismo e coerência em nossas ações.

Nossa dica é: seja otimista! Confie no seu trabalho e procure manter a postura. Seus clientes contam não apenas com o cumprimento das suas funções, mas também com a sua tranquilidade no dia do evento.

3. Não pensar na experiência do participante

Nada determina melhor o sucesso de um evento do que o depoimento dos participantes.

Em função disso, pensar na forma como as pessoas vão se relacionar com as atividades e espaços do seu evento é fundamental: organização de filas, sinalização de locais importantes, temperatura do ambiente, alimentação disponível, acesso à internet e muitos outros.

Tudo isso influencia na experiência do participante e pode determinar se seu evento foi bem-sucedido ou não.

4. Pecar na segurança e funcionalidade de equipamentos eletrônicos

Com tantas possibilidades de interação digital, tem se tornado cada vez mais comum a utilização de dispositivos como tablets e smartphones em eventos. Porém, ter inúmeros equipamentos eletrônicos de alto custo pode ser arriscado.

Utilizar dispositivos móveis envolve pensar na segurança e garantir que tudo funcione como o planejado. Já pensou a internet ficar fora do ar, ou a empresa investir milhares de reais em tablets e smartphones que podem ser danificados?

Para evitar esse tipo de inconveniente, o ideal é alugar o material, buscando especialmente empresas que fornecem assistência técnica no dia do evento. Dessa forma, você tem um problema a menos para se preocupar e pode focar em outros detalhes da organização.

5. Deixar a criatividade em casa

Você já leu nossa lista e agora já sabe os principais erros que pode evitar. Mas é importante lembrar-se de uma ferramenta que deve estar em uso constantemente: a criatividade.

Pensar em soluções rápidas para resolver grandes e pequenos problemas é uma habilidade que precisa ser desenvolvida na prática. Lembre-se de manter o foco nos objetivos do seu evento e procure encontrar a melhor saída com ideias simples e eficientes.

Agora que você já conhece os erros mais comuns na organização de eventos, é possível pensar em formas de prevenir as falhas. Você já passou por alguma situação semelhante às que apresentamos? Deixe um comentário contando a sua experiência!

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